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法人ETCカードつかいこなし術

集中すべき仕事に専念するならオンラインアシスタントを使うべき

優先順位が高いやらなくちゃいけない事がいっぱいあるのに定型業務に追われて時間が作れないよ!

 
わたしのような個人事業主はなんでも自分でやらなけらばいけないのでこの問題にはいつも悩まされています。

人を雇うほどのコストは掛けられないし、ランサーズやクラウドワークスなどで一時的に委託するにもそれなりに手間がかかります。

「おまかせ」で定型業務をまる投げ出来たら楽ですよね。

それが出来るのが「HELP YOU」や「ふじ子さん」のようなオンラインアシスタントなんです。
どんな事をまかせられのか調べていきましょう。

HELP YOUやふじ子さんのようなオンラインアシスタントってなに?

定型的な業務は外部委託する

会社の定型的な業務ってありますよね。

たとえば資料作成。プレゼン用の資料をエクセルやパワーポイントを使って作るなんて事はどの会社でもある作業。

社員の中にエクセルやパワーポイントの達人がいれば別ですが、見栄えのいい資料を作るとなるとシロウトには大変です。

その他、文字起こしをしたりデータ入力をしたりする定型業務はたくさんあります。

このような直接利益に結びつかない業務をノンコア業務と呼びます。逆に利益に結びつく業務はコア業務。

ノンコア業務のための人材が社内で確保出来ないとき、オンラインアシスタントへの外部委託が有効的なんです。

HELP YOUやふじ子さんのようなオンラインアシスタントはこのような会社の定型的な業務を専門に請け負う業者なんです。

新たに雇うよりコストもリスクも少ない

ノンコア業務のための人材を自社で新たに採用するとなると

  • 採用コスト
  • 教育コスト
  • 社会保険料コスト

が、かかります。

さらに雇った人材は簡単に切るわけにはいきません。
雇う=リスクを負うことになります。

ノンコア業務を外部委託にした場合は雇う場合のコスト、リスクが全くありません。

ノンコア業務が縮小した場合にそれにあわせて契約を終了するだけです。

オンラインアシスタントの使い方

忙しい時だけ使う

普段は社内だけで間に合っていたノンコア業務が一時的に増えてしまうときはありますよね。
急に大量のプレゼン資料が必要になった場合、そのときだけオンラインアシスタントに委託するという事が出来ます。

人材採用が必要になったら

人材を採用する必要が出てきたのに社内だけではそこに割ける人員も時間も足りないという場合。
人材採用自体をオンラインアシスタントに委託出来ます。

そうすれば求人媒体への掲載、説明会、面接などにかかるコストがゼロになり時間を割く事もないので、その時に一番必要な箇所に社内の人員を配置する事出来ます。

オンラインアシスタンントで対応出来る業務

オンラインアシスタンントではこれらの業務に対してスキルの高い人材を揃えています。

秘書業務

電話受付
メールチェック
経費精算
出張手配
アポイント調整

営業事務

リサーチ
文字起こし
データ入力
資料作成

WEB関連

サイトの問い合わせ対応
サイト更新・作成
SNSでの情報発信
コンテンツ作成
画像加工編集
動画制作

人事

勤怠管理
募集記事作成
応募者対応
面接調整

経理

貴重・仕訳
在庫管理
領主書・請求書発行
会計ソフト入力

外国語

通訳
資料の翻訳
外国語メール対応

オフライン業務

一部のオンラインアシスタント業者ではオンラインでは対応出来ないオフラインの業務にも対応しています。

名刺・領収書整理
郵便物の対応
契約書などの作成・捺印

こんな人におすすめ

人手が足りない中小企業

やらなければいけない課題があるのに事務作業のための人員と時間が足りない。
スタッフを雇うにはコストがかかりすぎる。

こういう問題を抱えている中小企業は多いですよね。

一定の期間だけでも対応出来るオンラインアシスタントなら必要なときだけマンパワーを発揮出来る人員を手配する事が出来るんです。

個人事業主

自分で事務作業をやらなくていけない個人事業主にはおすすめ。

自分一人ではどうにも手がまわらない、だけど人を雇うリスクは負いたくない。

いつでも解約出来る社外スタッフをオンラインアシスタントで調達しましょう。

ルーティン化出来る作業がある会社

ルーティン化する仕組みを作って、その作業は委託する。
そうすれば本来やらなければいけない事に集中できる。

作業工程の中でルーティン化出来る部分があれば外部委託してしまいましょう。

自分にしか出来ない事を確認しよう

自分じゃなくても出来ることは人に頼めがいい。
すると自分しか出来ない事に集中できる。

自分の時間は自分にしか出来ない事に集中すべきです。

個人事業主でも利益を増やす事に専念する事で発展していけるのなら定型業務は外部委託するべきなんです。

オンラインアシスタントのメリット

ある程度以上のクオリティの人材が瞬時に確保出来る

資料を作成するだけでも専門的なスキルを持った人材が対応しますので、社内でやるよりクオリティの高いものが出来上がります。

WEB、デザイン、など専門的な業務も対応できるところもあり、個別に外注するより確実にコストダウン出来ます。

必要がなくなれば、すみやかにカット出来る

雇用しているわけではないので、委託を解約するだけで人員をカット出来ます。

1ヶ月に30時間など。時間を決めて契約が出来る。
必要がなくなれば契約を更新しなければいいだけ。

オンラインアシスタントのデメリット

オンラインで完結するのが効率的であるため自社でもその環境を整え社員も使えるようにす必要がある

SlackやChatwork、スカイプなどのコミュニケーションツールを使いますのでその用意は必要です。

お金がかかる

当たり前なんですが、外部委託したことで利益を増やせるという事が前提です。

外部委託コスト<利益、となるように常にチェックは必要です。

オンラインアシスタント3選

価格の安い順にオススメのオンラインアシスタントを3つ紹介します。

価格の高いところはそれなりに実績があるのが特徴ですね。

契約期間が長いと単価が安くなるようになっています。

ふじ子さん


オンラインアシスタントを価格の安さで比較すると一位はふじ子さんになります。

1時間あたり(最低) 1,390円(最高) 2,350円

対応出来る業務は秘書代行・営業事務・人事・経理など一般的な業務に加え英語での業務にも対応しています。

2時間分の無料トライアルあり。

ふじ子さん

HELP YOU


外部委託で一番の問題は業務対応のクオリティです。

オンラインアシスタントの選び方を失敗するとかえってマイナスになってしまうことも。

実績のある信頼出来るところを選んだほうが費用対効果は期待出来ます。

HELP YOUは単価は高いですが優秀な実績があります。

HELP YOUを導入した企業のうち97.5%の企業が継続して使い続けています。

三井不動産やNTT DATA、楽天などの大企業もHELP YOUを選んでいます。

1時間あたり(最低)2,667円(最高) 3,333円

HELP YOU

キャスタービズ



単価的には一番高いですがメルカリfreeeといった有名ベンチャー企業がキャスタービズのサービスを導入しています。

一般的な業務内容に加え、経理やデザインなど専門サービスも充実しています。

1時間あたり(最低)3,200円(最高) 4,000円

CASTER BIZ(キャスタービズ)

まとめ

秘書、営業、人事、経理などの定型業務のプロ集団がオンラインアシスタントです。

ビジネスとしてコアの部分だけがあれば、それ以外は外部委託で完結してしまう時代になっているのです。

外部委託するコストよりも、そうする事であげられる利益が大きいと判断出来たら今すぐやるべきです。


以上「集中すべき仕事に専念するならオンラインアシスタントを使うべき」という記事でした。
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